为了进一步贯彻执行教育部、国家档案局第27号令，认真落实《高等学校档案管理办法》，继续提高我院的档案管理水平，4月23日院长办公室主任何丰来带队，专、兼职档案员一行近二十人前往上海工程技术大学开展了档案管理工作参观、学习业务活动。工技大校长办公室对此次活动给予大力支持，作出了精心安排。
工技大校办叶峰副主任介绍了三十年办学的发展历程，该校档案管理从初期仅有20多平米的档案室，已发展成为具有一定规模、门类完整、馆藏丰富、功能齐全的国家二级档案馆；形成的档案管理信息系统与该校松江校区信息化、数字化建设同步构建，已构成档案信息化两级管理的模式。他概述了工技大档案管理的主要经验和体会：一是建立分管校长负责的两级档案管理组织体系、运行机制；二是严格执行规章、明确分工职责；三是专、兼职档案队伍建设常抓不懈；四是档案归档工作提前介入、全程跟踪；五是开发利用凸显学校中心工作，六是档案管理和学校的数字化信息化建设同步推进。
工技大原档案室负责人郑�海老师对该校档案管理作出了突出贡献，他生动地介绍了多年来的丰富经验和深切体会。他把做好档案管理概括为牢记落实八个字，即“完整、准确、系统、安全”，并概要解读了这八个字。“完整”，就是立卷部门进行预立卷和收集文件时，要体现本部门工作或事件发展的全过程：事件的来龙去脉，每一个环节都要收全材料不遗漏，不但有纸质的，还要有不同载体的文档；这样才能发挥档案佐证存史作用。“准确”，就是内容真实、准确，组卷按“问题和时间”基本特征，组合分类清晰，不同问题、内容、年代的材料不混杂。“系统”，就是把有密切联系、因果关系的文档一起组卷不分隔。“安全”，就是强调档案是学校的无形资产，要按载体、用纸、用笔等规范要求形成，并确保保管、利用安全。郑老师还强调了专职和兼职档案员的互为依存关系，只有密切配合、互相支持，共同努力才能做好学校的档案工作。
我院一行人人认真听、详细记，还饶有兴趣地参观了该校档案馆、校史馆。设备先进的档案库房、实时联系两级档案管理的档案信息系统、档案工作室、阅档室，令人耳目一新；校史馆展品内容丰富、直观生动；“档案让校园更和谐”的牌匾,启发并激励大家回校后更好地为创建文明单位（和谐校园），努力使我院档案管理工作争上新水平、创出新业绩。
