上海济光职业技术学院公文处理实施细则
（2009年7月8日院务会议通过）
第一章 总则
第一条 为进一步推进我院公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据《上海市国家行政机关公文处理实施细则》，结合我院实际情况，制订本细则。
第二条 学院的公文（包括电报，下同），是在各项管理过程中所形成的具有相应效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布学院规章制度，施行学院行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条 学院各机构要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义。
第四条 学院积极推进办公自动化建设，逐步推广应用计算机电子公文，努力减少纸质公文的数量，提高公文处理工作的效率和公文质量。行文要少而精，注重效用。
第五条 院长办公室是公文处理的管理机构。对公文处理的主要职责是：
（一）制订、落实公文处理业务规范，做好公文处理工作。
（二）对学院其它机构的公文处理工作进行指导。
（三）加强公文办理过程中的督查工作，推动学院各项决策和部署的贯彻落实。
（四）会同信息管理中心搞好办公自动化建设。
（五）承担公文处理中相应的安全保密工作。
第六条 院长办公室配备专职或兼职文秘工作人员，其它机构应明确兼职文秘人员，负责公文处理工作。专兼职文秘人员应忠于职守，掌握有关专业知识和操作技能。
第七条 学院公文由文秘工作人员收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。通过会议等途径收发的公文，应及时交承办机构文秘人员登记处理、立卷、归档。
第八条 学院公文处理工作，应当贯彻“党政分开”的原则。
第九条 公文处理工作应做到及时、准确、安全，严格执行有关保密法规和规定。
第二章 公文种类
第十条 学院的公文种类主要包括决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要，具体适用范围如下：
（一）“决定”适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员。
（二）“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（三）“通知”适用于批转下级机构的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，发布规章制度，传达要求下级机构办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。
（四）“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）“报告”适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级的询问。
（六）“请示”适用于向上级请求指示、批准。
（七）“批复”适用于答复下级请示事项。
（八）“函”适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。
（九）“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十一条 公文一般由公文名称、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送单位、印发机构、印发日期等部分组成。
公文各组成部分的要求如下：
（一）公文名称置于首页上方，一般由发文单位名称加公文种类或“文件”两字组成。联合行文，公文名称中的主办单位应当排列在前。
（二）秘密公文，应当按照国家秘密密级具体范围的规定，在首页右上角分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
（三）紧急公文，应当在首页右上角秘密等级之上分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
（四）公文的发文字号，包括单位代字、年份、序号，置于公文名称之下并居中；联合行文，只标明主办单位发文字号。
（五）上报的公文，应当在发文字号的右侧注明“签发人：×××”。联合上报的公文，只需注明主办单位签发人姓名。
（六）公文标题，应当完整、准确、简要，即一般应当标明发文单位名称、公文主要内容和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个单位名称之间可加顿号外，一般不用标点符号。批转或转发的公文，标题中不冠发文单位名称，但应当在文末或标题之下写明。会议通过的文件，应当在标题之下、正文之上注明会议名称和通过日期。
（七）除“会议纪要”外，公文应当标明主送单位名称。主送单位名称一般置于标题之下、正文之上，顶格写。
（八）公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称，或在正文相关处用括注标明“见附件”等字样。但正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件的，不加附件说明，也不标注“见附件”等字样。附件应当在用印页之后另起一页,并尽可能与正文装订在一起；如附件篇幅较长，制作复杂，可分别装订，并在附件首页的左上角注明发文字号。
（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。如领导人签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。电报的成文日期，以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日。
（十）除“会议纪要”和翻印的文件外，公文应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖印章。用印应当端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。用印页如无正文，应当在页首用括注标明“此页无正文”。
（十一）附注（如“此件发至处级”、“此件可登学院网页”等）应当置于成文日期左下方并加上括号。
（十二）主题词置于公文末页抄送栏之上，词目之间应当有一个字的间隔。学院的（包括上报的）公文，应当按照《 上海市教育委员会关于印发〈上海市教育委员会公文主题词表〉（试行）的通知》(沪教委办〔2008〕50号)的要求标引主题词。公文的主题词一般不超过５个。标引顺序是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的类属词。
（十三）抄送单位名称置于主题词栏之下。
（十四）印发机构名称和印发日期置于抄送栏之下，印发日期以送印日期为准。如需注明印数，应当注在印发栏之下并居右。
第十二条 公文应当在每页下方外口用阿拉伯数码标注页数。
第十三条 公文的文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准Ａ４型（长297毫米、宽210毫米），一律左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第十四条 计算机电子公文的储存格式和传输规范,应当符合统一的相关公文处理通用软件标准。
第四章 行文规则
第十五条 院内的机构，一般不能直接对外行文。但下列情况例外：上级领导机关的职能部门要求我院职能部门直接行文的；非隶属关系的平行单位职能部门之间的一般业务联系和知照性通知；对一般性来函的函复。
第十六条 学院内部在本机构职权范围内，也可根据学院领导授权，互相行文、向下行文。属职能部门专项事务行文的，一般由职能部门负责人签发，重要的须报学院或经主管院领导同意后发文。各机构向下的重要行文，应当抄送学院。
第十七条 对外上报的公文，应由职能部门负责人核稿和会签，经学校主管院长签发。
第十八条 职能部门在院内的联合发文，可由主办部门负责人核稿和会签，并经学校主管校长签发。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
第十九条 内部请示行文要求：
（一）一文一事,具有可操作性。“请示”同“报告”必须严格分开。请示应当明确主送单位和主送院领导，并由主送单位负责人和主送院领导答复。
（二）除院领导直接交办的事项应当写明缘由并通过院长办公室转报等特殊情况外，公文不应直接送院领导个人。
（三）按规定应由主管职能部门先行审核的请示事项，应当报送主管部门处理，不应越过主管职能部门直接向院领导请示；也不要同时送几位院领导。
（四）请示的问题如涉及其它单位，呈报单位应主动与有关单位协商，尽可能取得一致意见后会签上报公文；如经协商仍未取得一致意见，应把分歧和各自理由一并说明。凡未经协商会签，以及协商后仍有分岐而未作说明的请示，学院退回原呈报单位。
（五）要求批转的请示，应代拟批转单位的通知稿。
第二十条 “报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。
第二十一条 凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题，不必行文。对下属机构的请示事项，除按规定必须正式行文批复的外，可采取院务会议决定、主管院领导批示的告知单等方式予以答复。
第二十二条 属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文或者由几个部门联合发文，不要报请学院领导批转和院长办公室转发。各职能部门一年一度需要重点布置的工作，可由院长办公室转发。须经主管院长审批的事项，经主管院长同意后，也可以由主管职能部门发文，文中可以注明已经主管院长同意。
第五章 公文办理
第二十三条 公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督查、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、会签、签发、登记、缮印、校对、用印、发送、立卷、归档、销毁等程序。
第二十四条 需要办理的公文，文秘工作人员应当根据收文的内容和性质，编号登记，并按院长办公室负责人的拟办意见送院领导审批，或者交有关部门办理，内容涉及几个部门的，应确定一个主办部门。紧急公文，应在批转时复印送主办部门，并应提出办理时限。
第二十五条 承办部门接文后，应当抓紧办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。对不属于于本单位、本部门职权范围或者不适宜由本单位办理的公文，应注明理由并迅速退回院长办公室。
第二十六条 凡涉及其它部门的问题，主办单位应主动与有关部门协商、会签，有关部门应积极协作配合。上报的公文经过反复协商，如有关部门意见仍不一致，应当向分管院领导如实反映。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，否则院长办公室可依据院领导授权，予以纠正或者撤销。
第二十七条 上报的公文，应符合上级所规定的报送份数和内容。如有附件，但附件篇幅较长，制作复杂，可适当减少附件的报送份数。
第二十八条 健全督查工作制度，加大督查力度，提高督查质量。督查的重点是：重要文件的贯彻落实情况；重大决策、重要部署等的贯彻实施情况；重要会议议定事项的执行情况。
对列入督查的事项，要按照职责分工确定承办单位，提出具体办理要求，并根据轻重缓急，做到紧急事项跟踪督查，重要事项重点督查，一般事项定期督查。承办单位对督查事项应指定专人办理，并在规定时限反馈有关情况，对确有特殊原因不能按期办结的，要向院长办公室说明情况，并提出进一步办理意见。
第二十九条 草拟公文要求做到：
（一）符合法律、法规，党和国家的方针、政策，上级有关规定，一般应符合学院已发布的规章制度，所提措施和办法切实可行。如所提内容超出现行规定范围的，应当加以说明。
（二）情况属实，观点明确，表述正确，层次清楚，前后照应，文字精炼，篇幅力求简短。
（三）用字用词准确、规范，标点妥贴，字迹清楚。使用简称应当前后一致，一般先用全称，加以说明后再使用简称。
（四）人名、单位等名称、数字、时间准确。除成文日期、部分结构层次序数和词等的数字必须使用汉字外，公文中的数字应当使用阿拉伯数码。
（五）引文准确无误，必要时注明出处。引用公文应当列出标题，并在标题之后用括注标明发文字号。
（六）根据公文内容和行文规则，准确把握发文规格，正确使用文种。
（七）结构层次序数，第一层为“一、”,第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。
（八）使用国家法定计量单位。
第三十条 公文送领导人签发之前，必须先由院长办公室或职能部门进行审核。审核的重点是：
（一）有无必要行文，发文规格是否恰当。
（二）是否符合公文的审批程序和行文规则；需要与有关部门协商、会签的，是否经过协商、会签。
（三）公文内容是否符合法律、法规，党和国家的方针、政策，上级有关规定；与学院过去发出且继续生效的公文有无矛盾；是否具有可操作性。
（四）文种使用是否准确，公文格式是否规范。
（五）文意是否周全，表述是否简洁、通顺、确切。
第三十一条 公文应当按签发权限送院领导签发。
（一）政策性强、涉及面广的重要公文，包括重要的“请示”、“报告”，由院长或主持日常工作的副院长签发。
（二）内容属于副院长分管范围的公文，可由分管副院长签发；如同时涉及其他副院长分管范围的，应当先送其他副院长审核、会签。
（三）属于履行手续的公文和内容已经会议决定的公文，经授权，可由院长助理签发。
第三十二条 审批公文，主批人应当签署明确意见以及姓名、日期。其他审批人签名，应当视为同意。
第三十三条 草拟、修改和签发、批办公文，书写工具和材料必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。
第三十四条 上报公文如有下列情况，院长办公室可退回呈报单位并提出处理意见：
（一）请示内容不符合法律、法规，党和国家的方针、政策，上级及学院有关规定，又不作必要说明的。
（二）不符合工作流程，或无特殊情况未经主管职能部门审核、直接向院领导请示的。
（三）涉及其他部门的事项，未与这些部门充分协商，或虽经协商但仍不一致，未能如实反映的。
（四）请示事项可以在来文单位职权范围内自行解决或者可以与其它部门协商解决的。
（五）一文多事、多头主送、没有文号、不盖公章、未经行文单位主要领导核稿签名的。
第三十五条 秘密公文，必须遵循保密法规中对传递、签收、登记、利用计算机、传真机等传输、复制的有关规定。
第三十六条 院长办公室接收计算机电子公文后,作为正式公文先行办理；收到正式公文后，应当将计算机电子公文办理过程中产生的有关材料并入正式公文，继续办理或者归档。
第三十七条 办理公文应提高效率，加快周转。凡属职能部门直接处理的问题，应在一周内答复请示单位；需报主管院领导作出决定的，应在三日内交院长办公室，经主管院领导批示后，由院长办公室在次日内转职能部门，职能部门应当日按院领导批示处理并负责答复；因特殊情况，不能及时处理的，职能部门应在答复期限内，向请示单位说明。
第三十八条 要做好公文落实情况的反馈工作。凡经主管院领导批示的请示，院长办公室应将复印件交主管职能部门，职能部门应及时将落实情况反馈给院长办公室，未能及时反馈%