上海济光职业技术学院档案管理办法
（2009年7月8日院务会议通过）
第一章 总则
第一条 为规范上海济光职业技术学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《上海市民办普通高等学校档案管理办法》制定本办法。
第二条 学院档案是指学院从事党群、行政、学生、教学、招生、科研、基建、设备、外事、财会及其它管理活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学院档案工作是依法办学、规范管理的重要基础性工作，是衡量学院高职人才培养工作质量和水平的重要标志之一。学院在制订工作计划、编制整体发展规划时，将档案工作同步纳入其中。学院将档案工作列入专、兼职人员的工作职责和考核范围，提供工作条件，落实分工责任，严格工作督查，保障档案工作有效开展。学院各部门和师生员工都有保护学院档案的义务和权利。
第四条 学院档案工作贯彻“统一领导，分级管理，集中保管”的原则。
第二章 管理体制与工作职责
第五条 学院档案工作由院长领导，并明确一名院领导分管档案工作。其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其它工作同步发展；
（三）设立学院档案机构，落实人员编制、档案库房、相应设备及经费；
（四）研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其它重大问题。
第六条 学院各处、室、系、部、中心、馆等部门由一名负责人分管本部门的档案工作，并确定兼职档案人员具体负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。
学院各部门（含处、室、系、部、中心、馆，下同）的各项工作，应与相应的档案工作实行布置、检查、总结、验收的“四同步”管理。
第七条 院长办公室是主管学院档案工作的职能部门，负责保管和提供利用学院档案，并指导各部门文件材料的管理，对各部门档案工作进行监督和指导。院长办公室下设学院档案室，学院档案室配备专职档案工作人员，承担学院具体的档案工作任务。
院长办公室及学院档案室履行以下档案工作职责：
（一）宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校的档案工作；
（二）建立健全并组织实施学院档案工作的规章制度；
（三）指导各部门的档案工作和文件材料的收集、整理、归档工作；
（四）对学院的各类档案及有关资料进行接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管；
（五）开展档案的开放和利用工作，编制检索工具，编研档案史料，开发档案信息资源；
（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（七）开展专兼职档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能。
第八条 专兼职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第九条 学院档案室建立健全档案工作制度，制定各项业务规范，开展部门档案工作和档案工作人员的目标管理与考核。
第三章 文件材料管理
第十条 学院各部门和个人在从事各类活动中形成的各种载体的文件材料，必须向本部门兼职档案工作人员移交，经本部门负责人审核认定后，由兼职档案人员整理应归档的文件材料，并定期及时移交学院档案室归档。任何部门和个人不得将属于学院归档范围的文件材料据为己有。
第十一条 各类文件材料的归档范围、档案保管期限和密级等，由档案室根据国家有关规定并结合学校实际情况确定，并对各部门档案人员进行业务指导。
第十二条 各部门应加强预期归档文件材料的预立卷工作。各类文件材料由承办工作、活动、项目的分管部门收集齐全，并按照文件材料的形成规律进行系统整理。
第十三条 学院实行文件材料形成部门、项目组立卷制度。承办部门、项目组应确定立卷人，由立卷人负责系统整理、组卷、编制页码或件号，填写卷内文件目录和备考表，由承办部门、项目组负责人签字后装订成卷，按期向学院档案室移交归档。
第十四条 学院各部门在组织教学科研、基建工程、贵重仪器设备等项目验收、鉴定时，必须有档案室或本部门档案工作人员参加；分管部门负责人应会同档案工作人员对应归档的文件材料进行检查验收、签署意见，及时向档案室移交归档。凡承办部门的项目未形成完整、准确、系统文件材料并按规定将相应文件材料归档的，该项目暂不予以验收、鉴定，并不得上报成果，该设备暂不进行固定资产登记及财务报销。
第十五条 归档文件材料应内容完整、书写工整、声像清晰、材质优良、整理有序、符合有关技术标准和业务规范要求（包括签字、日期、印章完整等）。归档的纸质文件材料，要使用优良纸张，规格统一，A4幅面，左侧留有装订位置。
第十六条 归档时间要求
（一）按自然年度归档的材料，各部门应在每年6月底以前完成上一年度各种载体文件材料（含声像档案）的归档工作；
（二）须按学年度归档的材料，各教学部门应在每学年度结束后整理立卷，于次学年度寒假前归档；
（三）财会档案，在会计年度终了后立卷，在会计年度终了一年后归档；
（四）教研、产品、基建、设备等专项档案，在项目完成、验收、索赔期满后三个月内立卷归档。
第十七条 各部门、项目组在向档案室移交档案时，必须填写移交单据一式二份，由交接双方签字，一份归档保存。
第十八条 凡由几个部门协作，共同完成的工作、活动、项目所形成的文件材料，由主办部门负责立卷。
第四章 档案管理和条件保障
第十九条 档案室对档案进行分类、编号和排列，编制检索工具。分类方法按《上海济光职业技术学院实体分类方案》执行。
第二十条 档案室对超过保管期限的档案按规定及时进行鉴定、销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。对确无继续保存价值准备销毁的档案必须填写清册，经分管院领导批准后方可销毁。
第二十一条 档案室负责下列统计工作：档案的收进和移出，全宗和案卷数量，档案的利用、销毁等情况。
第二十二条 学院年度财务预算中，将档案工作所必需的经费立项列入。
第二十三条 学院建立专用的、符合档案管理要求的档案库房，建立和健全库房管理规章制度，配置必要的“防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防光、防有害气体”设施，并对不适应档案保管要求的库房及时进行改建，以确保档案保存的安全与完整。
第二十四条 学院积极推进档案现代化管理，建立档案信息管理系统，逐步实现档案数字化和网络化管理。
第二十五条 档案室每年对所存档案和资料的保管情况进行一次检查，遇有特殊情况应立即向分管院领导报告，及时作出处理。
第二十六条 档案室用房应符合国家有关规定，力求做到库房、阅档室、办公室三分开。
第五章 档案的利用和开放
第二十七条 档案室应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为学院领导、有关部门以及各项工作提供及时、有效的服务。
第二十八条 档案室要根据《学院档案保密制度》《档案利用制度》，保证档案的充分利用且安全保密。
第二十九条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。如有特殊需要，须经分管部门领导批准。
第三十条 档案室是学院出具学院档案证明的唯一合法机构。档案证明（含档案复制件、摘抄件等），须加盖“上海济光职业技术学院档案证明专用章”
第六章 奖励与处罚
第三十一条 学院加强对档案工作的检查考核，切实将文件材料归档和档案管理工作作为对学院和各部门工作进行总结、考核、评估的重要内容，对工作成绩突出的部门和人员给予表彰和奖励。
第三十二条 对向学院捐赠档案的，应予表彰和奖励。档案室要建立捐赠档案登记并代表学院颁发“捐赠档案证书”。
第三十三条 档案管理中凡发现违反规定拒绝向档案室移交应归档的文件材料，涂改、伪造和擅自赠送、出售档案或者泄露档案内容，以及其他档案违法行为，由学院和有关主管部门依法追究当事人的责任。
第七章 附则
第三十四条 本办法由院长办公室负责解释。
第三十五条 本办法自发布之日起施行。原发布的相关规章制度同时废止。