第一条 为做好学生档案管理工作，根据《高等学校档案管理办法》和学院《档案管理办法》等有关规定，制订本实施细则。
第二条 新生报到注册时，其档案由招生办公室负责接收，并按系、专业、班级分类、登记造表（有电子文档）。
第三条 招生办公室负责统一安排时间，向带班辅导员（班主任）分别办理新生档案移交手续。带班辅导员（班主任）经检查、确认新生档案的完整性后，应向招生办公室办理签收手续。
第四条 带班辅导员（班主任）负责完成分管新生档案的整理工作，并于新生入学当年10月底前，将新生档案完整移交至档案室存放、保管。
第五条 发现新生档案存在遗留问题，应由招生办公室协同带班辅导员（班主任）于新生入学当年12月底前处理完毕，并完成上述移交、存放工作。
第六条 带班辅导员（班主任）负责接管新生档案后，应继续负责所管辖学生在校期间形成的、所有应归入其个人档案的学籍等档案材料，并及时归档，直至该生学籍终止离校（毕业、结业、肄业、退学、转学等）。
第七条 学生在校期间如遇必须转出、传递其个人档案事项，必须本人持有学籍管理等部门开具的《调档通知单》、《离校审批单》等审查批准材料，由带班辅导员（班主任）负责通知该生，及时到档案室，按照相应的管理规范，办理档案转移手续。
第八条 学生学籍终止离校时，在办完离校手续后，其档案由学生处就业指导中心负责将其档案转出学校。
第九条 上海生源毕业生的档案应送往户口所在地的区职业介绍所，外地生源毕业生的档案应通过上海市机要局寄往户口所在地省、市人事局。
第十条 学生档案是学校档案管理工作的一部分，各有关职能部门应执行有关规章制度，为学生提供规范、优质的服务。因工作需要调阅学生档案应执行学院《档案管理办法》等相关规定，办理相关手续。
第十一条 本实施细则由院务会议负责解释。
第十二条 本实施细则自公布之日起施行。