为了加强对设备档案的管理和收集、整理工作，有效地保存和利用档案，充分发挥设备档案在教学、科研中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学院档案管理办法》，结合我院具体情况，制定本办法。
一、仪器设备档案是指教学、行政、科研、实训等仪器设备的全套随机技术文件以及论证购置、运输、开箱、安装调试、索赔、使用、维修、调拨和报废等管理工作中形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像等载体材料。
二、设备档案工作是我院仪器设备管理工作的重要组成部分，必须纳入学院设备管理工作之中，与设备计划管理、采购供应和使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统。
三、学校设备管理部门实验实训处指定专人或兼职档案员，负责收集、积累、保管学校从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满），安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件，并分阶段进行整理，立卷和归档工作。
四、仪器设备档案的建立和归档
1、凡是价值在10万元以上（含10万元）的各种国产和国外引进的教学科研、实训设备、均应以项目建立档案，由设备管理部门整理立卷后交由学校档案室保存和提供利用。
2、10万元以下的教学、科研、实训等仪器设备，也应按项目建立档案，由学校后保资产处保管；由各部门经费购置的设备随机文件，由使用部门自行保管。
3、对列入学校固定资产的贵重仪器设备，应按项目独立立卷，做到每项仪器设备都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
五、设备档案属于国家财产，任何个人不得据为己有，十万元以上的设备，其档案在第二年五月份前由实训实验处进行立卷后，随交立卷清册移交到档案室。
六、设备档案的归档范围
（一）计划、选购阶段
（1） 用户申请，撰写立项申请书，可行性方案论证报告；
（2） 购买仪器设备的审批文件；
（3） 协议、合同
（4） 意向书、订购货通知单
（5） 重要来往函件
（6） 谈判备忘录、附录、附件
（二）开箱验收阶段
（1） 装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单；
（2） 图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册；
（3） 开箱检验记录、商检及索赔文件；
（4） 运单、发票
（三）安装、调试阶段
（1） 安装调试计划；
（2） 安装基础图、电气接线图、安装工艺规程；
（3） 试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；
（4） 存在问题及处理意见；
（5） 安装调试技术总结报告、验收报告；
（6） 计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料；
（7） 培训材料。
（四）运行及维护修理阶段
（1） 设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；
（2） 设备仪器维护保养和安全技术操作规程；
（3） 履历本、运行记录；
（4） 设备仪器保养情况记录；
（5） 设备仪器检查、普查记录；
（6） 设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书；
（7） 大、中修精度检查记录及验收移交单；
（8） 设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。
（五）改造、更新阶段
（1） 合理化建议及处理结果；
（2） 设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；
（3） 改进、改装过程中形成的图样、技术文件；
（4） 设备仪器报废技术鉴定书，请示及批复文件；
（5） 技术鉴定及成果申报奖励文件。
七、归档程序和要求：
１、仪器设备档案是对仪器设备进行科学管理的重要依据，为保证仪器正确、充分、有效地使用、及时地维修，对仪器设备的各种原始材料，一定要收集保存完整，做到分类有序、名称、数量及金额清楚准确、购进、验收、使用维修资料完整，便于进行科学化管理。
２、凡属归档范围内的仪器设备在开箱验收时，设备处档案员必须参加。其职责是：清点、登记随机文件材料，及时做好记录并填写登记表，如遇特殊情况未能参加时，负责开箱验收的其它人员承担此项责任；
３、仪器设备的安装、调试、保养、维修、改造、报废、调拨包括更换零件、更改线路、调整等，应将其过程中形成的文件材料交给设备档案人员登记、保管和提供利用。其中保养、维修及使用记录计入设备履历书，后保资产管理处不定期抽查保存在实验室的档案材料。
八、已建档的设备，经学院批准调出学院或报废时，由实验室填写调拨或报废单，经后保资产管理处组织档案鉴定，确定设备档案移交进校档案室、随机调出或销毁。
九、后保资产管理处要将设备档案管理纳入有关人员的职责范围，在检查、评估实验室工作时，要同时检查设备档案的归档情况。