关于进一步规范公文办理的通知

各二级学院、系、部，各处、室、中心、所：

为进一步规范公文办理，提高工作效率，现对学院公文文号拟制提出如下要求：

一、规范

公文办理应按《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）执行，格式按《党政机关公文格式》执行（中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012）。

二、具体要求

（一）标题

1.上行文用完整的公文标题，即由发文机关、事由与文种名称三个部分构成，如“中共上海济光职业技术学院委员会关于××××××××××的请示”，“上海济光职业技术学院关于××××××××××的请示”。下行文标题可省略发文单位，如“关于××××××××××的通知”。

2.一个标题原则上不出现两个或以上的“关于”、“通知”。转发上级公文，若被转发的公文标题中有“关于”二字，则转发的公文标题不出现发文单位和“关于”二字，如“转发《×××关于××××××××××的意见》的通知”。若被转发的公文文种是“通知”，则转发的公文标题最后不另加“通知”二字，如“转发《×××关于××××××××××的通知》”。为防止重叠和繁琐，可直接转发最高一级机关的发文，避免多次转发。

3.标题转行时，词意必须完整，关键词不能分开，“的”、“等”、“与”、“和”等字不能作为行首字。

4.“征求意见稿”、“试行”、“修订”应放在书名号内，可用括号表示区别。

（二）文种

1.公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

2.已停止执行的《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）中的公文文种：指示、条例、规定已不再使用；原为“会议纪要”的公文文种改为“纪要”。

3.下发计划（规划）、总结类和规章制度类公文，必须用“关于印发《××××××××××》的通知”。

4.向上级主管部门（市教委、市教卫工作党委等）行文一般用“报告”、“请示”。

5.向上级主管部门的下属单位或不相隶属单位行文一般用“函”。注意：向不相隶属机关要求审批事项，也应用函行文，不能错用请示。

（三）文号

为保证公文流转工作及时有效进行，现对学院公文文号拟制提出如下要求：

1.部门请示（蓝头）文号使用调整为：机构+年份+编号，例如院办[2016]1号。

2.发文（红头）文号使用调整为：济光+机构简称+年份+编号，例如济光院办[2016]1号。

（四）正文

1.发文对象

（1）上行文（请示、报告）应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。

（2）院内发文对象原则上统一为：（党）“党委各部门、各党总支、直属党支部”，（政）“各二级学院、系、部，各处、室、中心、所”，（党政联合）“各党总支、党支部，各单位、部门”。其中“部门”指学校的党政群部门；“单位”指院、系、部。

2.文件、文字材料中凡涉及“上海济光职业技术学院”的，不称“学校”、“我校”，统一称“学院”、“我院”；涉及校领导时，不称“校长”、“副校长”，统一称“院长”、“副院长”。

3.文中提到各单位（部门）时应用全称，如要使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，如上海济光职业技术学院（以下简称“济光学院”）、院长办公室（以下简称“院办”）。

4.报告不得夹带请示事项，可提工作建议，结语应使用“请批示”，“请审阅” 。请示应一文一事，结语应使用“请审批”，“请批复”；一头主送，不送个人，不抄送下级，不越级。

5.路线、方针、政策、规章制度用“制定”；方案、规划、计划、措施用“制订”。

6.制定规章制度时，制度最后两条内容，先写负责解释的单位（部门），后写制度施行时间；属于修订的制度，写上原制度同时废止并标出文号。如“本办法由人事处负责解释。本办法自公布之日起施行，原《上海济光职业技术学院***聘任工作实施方案》(沪济人[20**]**号)同时废止。”

（四）格式

各院系、部门拟文时，应下载相应公文模板编排好格式，再送院长办公室，不符合规范的将发回重新编排。

其中较易出错的问题强调如下：

1.发文字号，年份应使用六角括号“[ ]”括注，不得使用“（）”、“【】”、“{}”等，序号前不加“第”字，不编虚号。文号应为“3号仿宋_GB2312字”。

2.标题应为“2号方正小标宋简体字”，正文为“小3号仿宋_GB2312字”。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（二）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。层次序数不能倒用，“一、”不能写成“一．”，“1．”不能写成“1、”。

3.页面设置时，页边距为：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。

4.行距一般设28磅。

5.附件主体应放在公文落款及日期之前，应为“3号仿宋_GB2312字”。印发、转发文，在正文中不标明附件。

6.取消主题词。

（五）注意事项

1.以学院党政名义印发的公文，发文稿纸首页必须有各拟文单位（部门）负责人的签字，再送院长办公室。

2.拟文单位（部门）不得直接送院领导签发，必须经院长办公室审核后，由院长办公室呈送院领导签发。

3.急件需在发文稿纸首页的“紧急程度”栏标注最迟印制时间，需在拟稿人处注明联系人电话，便于联系。

4.需会稿的文件，由拟文单位（部门）负责流转。会稿应注意效率，一般一个单位（部门）会稿时间不超过1天；急件不超过半天。

5.校级或校级以上的评优评奖结果、规章制度，需按相关制度，经院务会、党委会审定，公示无异议后再发文。

三、其他

学校其他文字材料，包括提请党委会、院务会的议题材料，呈送院领导的请示报告，各单位（部门）函件、通知等，均应参照上述公文要求，如不符合规范将发回重新修改。

            院长办公室

2016年1月4日