上海济光职业技术学院学生档案管理制度
第一章 总则
为做好学生档案管理工作，使我院学生档案管理更加规范，结合我院具体情况，制定本制度。
第一条 学生档案管理本着培养人才，服务学生、面向社会、以人为本的方针，坚持维护档案的真实性和完整性的原则，实行统一管理、严密保管的办法。
第二条 各二级学院及各系负责学生材料的建立和整理工作，学生处负责学生档案日常管理工作和保管工作、以及毕业学生档案的审核和封签工作和发送工作。
第二章 收集范围
第三条 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要，在校期间学生档案归档范围如下：
１．毕业生登记表
２．学生成绩登记表
３．学生在校期间获得国家级、省[市]级和院级等各类表彰所形成的材料
４．每学期的综合素质测评表
５．学生在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料
６．学生入校体检表。
７．学生党、团关系材料
８．学生社会实践材料
９．学生军训鉴定表
１０．报到证副本
１１．可供组织参考的其他材料
第三章 归档要求
第四条 档案必须是办理完毕正式材料。
第五条 学生档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办学院、系、年级、专业、学生姓名及时间。
第六条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。
第七条 档案纸张须使用A4办公用纸，书写材料须使用碳素或蓝黑墨水。
第四章 档案的借阅
第八条 经学生处档案管理员允许，辅导员可借阅本班级的学生档案，并按查、借阅规定予以登记，未经允许不得查阅学生档案。
第九条 学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。
第十条 档案一般不外借。如确需借出使用，经学生处负责人和学生所在院、系负责人共同批准，办理外借手续后，方可借出。
第五章 档案的传递
第十一条 新生报到时，普招学生应直接将本人档案上交至本班级辅导员处，辅导员应将收到的学生档案及时入库。
第十二条 新生入学后，辅导员及时将本班级的学生档案登记、造册、换袋，整理。并与档案室管理人员对接。
第十三条 学生转学、转专业，应及时将档案转移给新的辅导员。
第十四条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转入转出。
第十五条 各院、系毕业班辅导员在学生毕业前1个月，将建档完毕的学生档案材料经学生处审核后进行封签。
第十六条 转递的要求
1．学生毕业离校时，在办完离校手续后，其档案由学生处就业指导中心负责将其档案转出学校。上海生源毕业生的档案应送往户口所在地的区职业介绍所，外地生源毕业生的档案应通过上海市机要局寄往户口所在地省、市人力资源和社会保障局。
2．休学、保留学籍、出国的学生，其档案可暂存学院2年，逾期后，由学生处负责通过机要寄回其入学前生源所在地人力资源和社会保障局。
3．退学的学生，办理学籍变动手续后，其档案由学生处负责通过机要寄回其入学前生源所在地人力资源和社会保障局。
4．缓毕业的学生档案由学生处负责通过机要寄回其入学前生源所在地人力资源和社会保障局。
5．参军学生的档案，待部队的材料转来后，由学生处负责通过机要寄回其入学前生源所在地人力资源和社会保障局。
6．向校外转递通过机要邮局寄送、转递。学生档案一般不得以普通函件邮寄或交由本人自带。
第六章 档案管理纪律要求
第十七条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。
第十八条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经主管部门同意，摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。
第十九条 任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案，对利用职权违反档案管理的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重者依法追究刑事责任。
第七章 附则
第二十条 本办法最终解释权归学生处。
第二十一条 本办法自发布之日起执行。
上海济光职业技术学院
２０１６年４月１９日