关于进一步规范学院印章使用与管理的通知

关于进一步规范学院印章使用与管理的通知

济光院办〔2019〕3号

各二级学院、系、部，各处、室、馆、中心、所：

为进一步规范学院印章使用流程，加强印章管理，现将相关事宜通知如下：

1.学院各单位使用公章必须严格按照《上海济光职业技术学院部分公章的使用规定》（见附件1）执行。

2.公章用印申请流程为：①由经办人填写《上海济光职业技术学院用印申请（记录）单》（见附件2），包括申印部门、用印日期、数量、用印件名称、用印件主要内容，其中用印文书名称、内容须与《上海济光职业技术学院用印申请（记录）单》所填内容相一致；②各申请单位负责人签名；③有管理部门的须管理部门负责人签名；④特殊情况须经分管院领导同意方可用印。（③④具体情况参照《上海济光职业技术学院部分公章的使用规定》）

3.各单位印章应由各单位安排专人保管，严格用印登记制度，用印记录整理归档备查。学院为加强印章管理，现将对各单位印章进行统计，请各单位根据表格内容（见附件3）做好相关印章采集工作，于6月21日前将纸质版报送至办公楼208施宇洁处，联系电话：66761067。

4.如有印章停止使用，须提交书面请示经院领导批准后，由院办（党办）作销毁登记。

特此通知

附件：1.上海济光职业技术学院部分公章的使用规定

2.用印申请（记录）单

3.各单位公章采集表

院长办公室

                               2019年6月12日

附件1：

上海济光职业技术学院部分公章的使用规定

为加强公章管理，严格公文办理制度，现对“上海济光职业技术学院”(包括钢印)、“上海济光职业技术学院院长办公室”公章及院长公务私章等的使用作如下规定:

第一条  “上海济光职业技术学院”(包括钢印)、“上海济光职业技术学院院长办公室”公章及院长公务私章由院长办公室负责保管、确保印章安全、办理用印手续。

第二条  “上海济光职业技术学院”(包括钢印)公章的使用

（一）本院工作证、学生证、毕业证书、结业证书、肄业证书、招生录取通知书、聘书、奖状等常规证书、学历证明，必须由主管部门审核造表，经主管校长签字批准后，统一办理用印手续。

（二）以上海济光职业技术学院名义对外印发的通知、各种编号文件、报告、公函等常规公文，必须经主管部门负责人会签、主管院长签发后，办理用印手续。

（三）各类以上海济光职业技术学院名义行文的合同、协议书、申报材料、计划任务、报表、(专业技术职务等)职务聘任申报表、出国申请、登记、审查表等重要文件，应由主管部门负责人审核签字，再经主管院长签字批准后，办理用印手续。

（四）向外刊登上海济光职业技术学院的各类广告，原文须经主管部门负责人审核签字，再送主管院长签字批准后，办理用印手续。

（五）介绍信应在本单位请示办理的对外公务(含出差)获得主管部门批准，必要时经主管院长签字批准后，办理用印手续。

（六）其他特殊用印者，须经所涉及事项的主管院长签字批准后，办理用印手续。

第三条  “上海济光职业技术学院院长办公室”印章的使用

（一）以院长办公室名义印发的各类文件、信函、通知，经院长办公室主任签后用印。

（二）由院长办公室负责出具的证明、申请报告等，经院长办公室主任签字后用印。

（三）各类学院通告、布告，经主管院长签发后用印。

第四条由院长办公室保管的院长私人公务印章的使用

院长、副院长交院长办公室保管的公务私章，除已经其本人授权或会签的文件外，临时用印必须征得院领导本人同意。

第五条各类专用公章的使用

学院批准刻制用于各主管部门有关工作的专项公章，包括“上海济光职业技术学院学生学籍专用章”、“上海济光职业技术学院学生成绩专用章”、“上海济光职业技术学院学生实习专用章”、“上海济光职业技术学院毕业鉴定专用章”等，应由专项工作主管部门负责人或其授权的专项管理人员审核签字，予以登记后用印。

第六条学院内各单位公章的使用

学院内各单位(包括各常设机构、系部、非常设机构)公章，用于学院内部管理的各项工作，应经所在单位负责人批准后用印。

第七条本规定由院长办公室负责解释。

第八条本规定自发布之日起施行。原发布的相关规章制度同时废止。

附件2